Kế toán cần chuẩn bị gì khi kiểm tra thuế? Đây là câu hỏi khiến nhiều doanh nghiệp, hộ kinh doanh và phòng kế toán băn khoăn khi nhận thông báo thanh – kiểm tra thuế từ cơ quan chức năng. Thực tế, việc chuẩn bị hồ sơ giải trình thuế đầy đủ và minh bạch không chỉ giúp doanh nghiệp tránh rủi ro bị xử phạt mà còn thể hiện tính chuyên nghiệp, tuân thủ pháp luật.
Trong bài viết này, vienketoan sẽ cùng tìm hiểu: quy trình thanh – kiểm tra thuế tại doanh nghiệp, một số quy định quan trọng, chứng từ kế toán cần chuẩn bị khi làm việc với thuế, cũng như giải pháp tối ưu thông qua dịch vụ kế toán Bình Dương.
1. Khái quát quy trình thanh – kiểm tra thuế tại doanh nghiệp
Thông thường, quy trình thanh kiểm tra thuế bao gồm các bước:
- Cơ quan thuế lập kế hoạch kiểm tra dựa trên phân tích rủi ro.
- Doanh nghiệp nhận quyết định thanh – kiểm tra.
- Kế toán chuẩn bị hồ sơ, chứng từ, báo cáo theo yêu cầu.
- Đoàn kiểm tra tiến hành đối chiếu, xác minh, yêu cầu giải trình.
- Sau cùng là biên bản kiểm tra, quyết định và nghĩa vụ nộp phạt (nếu có).
Điều quan trọng nhất là doanh nghiệp phải chủ động chuẩn bị trước hồ sơ giải trình thuế, không chờ đến khi có thông báo mới bắt đầu sắp xếp, vì điều này dễ dẫn đến thiếu sót, sai phạm.
>> Xem thêm: Kế Toán Danh Cho Người Bắt Đầu Đi Làm
100% bắt buộc dùng hóa đơn điện tử từ máy tính tiền
2. Một số quy định về thanh – kiểm tra thuế
Căn cứ pháp lý bao gồm:
- Luật Quản lý thuế số 38/2019/QH14
- Nghị định 126/2020/NĐ-CP
- Các thông tư, văn bản hướng dẫn.
Theo luật, việc kiểm tra thuế là hoạt động thường xuyên, còn thanh tra thuế sẽ được thực hiện không quá 1 lần/năm với doanh nghiệp thông thường. Nguyên tắc cơ bản là quản lý rủi ro và ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động kiểm tra, thanh tra.
Doanh nghiệp sẽ được gửi quyết định kiểm tra/ thanh tra trong vòng 3 ngày làm việc kể từ ngày ký, và có quyền đề nghị lùi thời gian nếu có lý do chính đáng.
3. Kế toán cần chuẩn bị gì khi kiểm tra thuế? Checklist hồ sơ giải trình thuế
Khi nhận quyết định, phòng kế toán cần chuẩn bị:
- Hồ sơ pháp lý công ty: giấy phép đăng ký kinh doanh, các công văn pháp lý, tài liệu liên quan đến thuế.
- Chứng từ gốc: hóa đơn, hợp đồng, phiếu xuất nhập kho, biên bản nghiệm thu – tất cả phải sắp xếp khoa học theo bảng kê thuế đầu vào/đầu ra.
- Báo cáo thuế đã nộp: tờ khai thuế GTGT, báo cáo sử dụng hóa đơn, báo cáo thuế TNDN, báo cáo tài chính.
- Sổ sách kế toán: in ấn, lưu trữ đầy đủ, tránh thiếu sổ.
- Hợp đồng: lao động, kinh tế, thuê tài sản… kèm biên bản thanh lý, nghiệm thu.
- Sổ phụ ngân hàng và đối chiếu với sổ kế toán tiền gửi.
- Các kiểm tra khác: đối chiếu công nợ, kiểm tra chữ ký chứng từ, dữ liệu nhập liệu.
Đây chính là chứng từ kế toán cần chuẩn bị khi làm việc với thuế để quá trình diễn ra thuận lợi.
4. Những nội dung doanh nghiệp phải giải trình
Kế toán thường phải giải trình về:
- Tính hợp lý, hợp pháp của hóa đơn (tránh hóa đơn giả, hóa đơn doanh nghiệp bỏ trốn).
- Điều kiện thanh toán không dùng tiền mặt với hóa đơn trên 20 triệu đồng.
- Thời điểm xuất hóa đơn – đặc biệt với các hợp đồng xây dựng.
- Chi phí được trừ khi tính thuế TNDN: công cụ dụng cụ, tài sản, chi phí lương, tiếp khách, thuê nhà…
Nếu thiếu chứng từ hợp lệ hoặc giải trình không thuyết phục, doanh nghiệp có thể bị loại chi phí và bị truy thu thuế.
5. Công việc sau khi kết thúc thanh – kiểm tra thuế
Kế toán cần:
- Đọc kỹ biên bản làm việc và bổ sung giải trình bằng công văn.
- Trích dẫn căn cứ pháp luật khi phản hồi.
- Thực hiện nghĩa vụ nộp phạt (nếu có) đúng thời hạn để tránh cưỡng chế.
- Hạch toán khoản truy thu, tiền phạt vào sổ sách.
Giải pháp tối ưu: Dịch vụ kế toán Bình Dương
Thực tế, nhiều doanh nghiệp vừa và nhỏ, hộ kinh doanh gặp khó khăn trong việc chuẩn bị hồ sơ, kiểm soát chứng từ, cập nhật quy định thuế. Khi đó, việc sử dụng dịch vụ kế toán Bình Dương là lựa chọn an toàn và tiết kiệm.
Dịch vụ chuyên nghiệp sẽ giúp:
- Rà soát toàn bộ hồ sơ, chứng từ hợp lệ.
- Đại diện giải trình với cơ quan thuế.
- Tư vấn tối ưu chi phí hợp pháp.
- Ứng dụng phần mềm kế toán hiện đại, giảm rủi ro sai sót.
Nhờ vậy, doanh nghiệp vừa yên tâm tuân thủ pháp luật, vừa tập trung phát triển kinh doanh.
Với phạm vi hành nghề rộng cùng đội ngũ chuyên gia giàu kinh nghiệm, vienketoan hiện có các văn phòng đặt tại Bình Dương, TP. Hồ Chí Minh, Hà Nội và Thanh Hóa. Nhờ đó, Viện Kết Toán có khả năng tư vấn Luật – Kế Toán cho khách hàng trong và ngoài nước, cũng như hỗ trợ các đối tác kinh doanh một cách nhanh chóng, chính xác và hiệu quả nhất.
THÔNG TIN LIÊN HỆ:
Văn phòng: SH-03 Đường NB-D1, Khu Eco Xuân Lái Thiêu, Phường Lái Thiêu, Thành phố Thuận An, Tỉnh Bình Dương, Việt Nam
Hotline: 0916 636 419